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環(huán)境保護檔案管理辦法

《環(huán)境保護檔案管理辦法》已于2016年10月18日由環(huán)境保護部部務會議修訂通過，現(xiàn)予公布，自2017年3月1日起施行。原國家環(huán)境保護局、國家檔案局發(fā)布的《環(huán)境保護檔案管理辦法》（原國家環(huán)境保護局 國家檔案局令第13號）同時廢止。

環(huán)境保護部部長 陳吉寧

國家檔案局局長 李明華

2016年12月27日

環(huán)境保護檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了加強環(huán)境保護檔案的形成、管理和保護工作，開發(fā)利用環(huán)境保護檔案信息資源，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國環(huán)境保護法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合環(huán)境保護工作實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱環(huán)境保護檔案，是指各級環(huán)境保護主管部門及其派出機構(gòu)、直屬單位（以下簡稱環(huán)境保護部門），在環(huán)境保護各項工作和活動中形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，主要包括文書檔案、音像（照片、錄音、錄像）檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案及電子檔案等。

第三條 環(huán)境保護檔案工作是環(huán)境保護部門的重要職責，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。

第四條 國務院環(huán)境保護主管部門對環(huán)境保護檔案管理工作實行監(jiān)督和指導，在業(yè)務上接受國家檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。

地方各級環(huán)境保護主管部門對本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案管理工作實行監(jiān)督和指導，在業(yè)務上接受同級檔案行政管理部門和上級環(huán)境保護主管部門的監(jiān)督和指導。

第二章 環(huán)境保護部門檔案工作職責

第五條 環(huán)境保護部門應當加強對檔案工作的領(lǐng)導，完善檔案工作管理體制，建立檔案管理機構(gòu)，配備政治可靠、責任心強、具備檔案管理及環(huán)境保護相關(guān)專業(yè)知識和業(yè)務技能的正式專職檔案管理人員。環(huán)境保護部門辦公廳（室）檔案管理機構(gòu)歸口負責本部門檔案管理工作。

第六條 環(huán)境保護部門應當將檔案工作納入本部門發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，列入工作考核檢查內(nèi)容，及時研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題，確保檔案工作與本部門整體工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

第七條 環(huán)境保護部門應當按照部門預算編制和管理的有關(guān)規(guī)定，科學合理核定檔案工作經(jīng)費，并列入同級財政預算，加強對檔案工作經(jīng)費的審計和績效考核，確?？茖W使用、專款專用。

第八條 環(huán)境保護部門應當按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，確定文件材料的具體接收范圍，包括本部門在各項工作和活動中形成的具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，以及與本部門有關(guān)的撤銷或者合并部門的全部檔案。

第九條 環(huán)境保護部門應當將檔案信息化建設(shè)納入本部門信息化建設(shè)同步實施，推進文檔一體化管理，實現(xiàn)資源數(shù)字化、利用網(wǎng)絡化、管理智能化。

第十條 環(huán)境保護部門應當為開展檔案管理工作提供必要條件。檔案管理人員辦公室、檔案庫房、閱檔室和檔案整理間應當分開。

第十一條 環(huán)境保護部門應當加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案安全管理條件，提供符合設(shè)計規(guī)范的專用庫房，配備防盜、防火、防潮、防水、防塵、防光、防鼠、防蟲等安全設(shè)施，以及計算機、復印機、打印機、掃描儀、照相機、攝像機、防磁柜等工作設(shè)備。

第十二條 環(huán)境保護部門應當將檔案管理人員培訓、交流、使用列入干部培養(yǎng)和選拔任用統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，為檔案管理人員學習培訓、掛職鍛煉、交流任職等創(chuàng)造條件。檔案管理人員的職務晉升或者職稱評定、業(yè)務能力考核，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并享有專業(yè)人員的同等待遇。

第十三條 環(huán)境保護部門應當按照《中華人民共和國保守國家秘密法》等有關(guān)法律法規(guī)，確保環(huán)境保護檔案安全保密和有效利用。

第三章 檔案管理機構(gòu)、文件（項目）承辦單位職責

第十四條 環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)應當履行下列職責:

（一）貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和工作方針、政策。經(jīng)國家檔案行政管理部門同意，國務院環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)負責研究制定環(huán)境保護檔案管理規(guī)章制度、行業(yè)標準和技術(shù)規(guī)范并組織實施。地方各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)依據(jù)上級環(huán)境保護主管部門和檔案行政管理部門的相關(guān)制度要求，制定本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案管理工作制度并組織實施。

（二）負責本部門檔案的統(tǒng)一管理，地方各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)對本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。

（三）負責編制本部門檔案管理經(jīng)費年度預算，將檔案資料收集整理、保管保護、開發(fā)利用，設(shè)備購置和運行維護，信息化建設(shè)，以及檔案宣傳培訓等項目經(jīng)費列入預算。

（四）負責本部門檔案信息化工作，參與本部門電子文件全過程管理工作，組織實施本部門檔案數(shù)字化加工、電子文件歸檔和電子檔案管理以及重要檔案異地、異質(zhì)備份工作。

（五）負責對本部門重點工作、重大會議和活動、重大建設(shè)項目、重大科研項目、重大生態(tài)保護項目等歸檔工作進行監(jiān)督和指導，參與重大科研項目成果驗收、重大建設(shè)項目工程竣工和重要設(shè)備儀器開箱的文件材料驗收工作。

（六）負責制定本部門文件（項目）材料的歸檔范圍和保管期限，指導本部門的文件收集、整理、歸檔工作，組織檔案信息資源的編研，科學合理開發(fā)利用，安全保管檔案并按照有關(guān)規(guī)定向檔案館移交檔案。

（七）國務院環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)，負責匯總統(tǒng)計地方環(huán)境保護主管部門，本部門及其派出機構(gòu)、直屬單位檔案工作基本情況的數(shù)據(jù)，并報送國家檔案行政管理部門。地方各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)，負責匯總統(tǒng)計本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案工作基本情況數(shù)據(jù)，并報送同級檔案行政管理部門和上級環(huán)境保護主管部門。

（八）負責開展環(huán)境保護部門檔案工作業(yè)務交流，組織檔案管理人員專業(yè)培訓。

（九）各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)負責組織實施同級檔案行政管理部門布置的相關(guān)工作，并協(xié)調(diào)環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)與其他部門檔案管理機構(gòu)之間的檔案工作。

第十五條 環(huán)境保護部門的文件（項目）承辦單位在本部門檔案管理機構(gòu)的指導下，履行下列職責：

（一）負責本單位文件（項目）材料的收集、整理和歸檔。

（二）負責督促指導文件（項目）承辦人分類整理文件材料，做到齊全完整、分類清楚、排列有序，并按照規(guī)定向本部門檔案管理機構(gòu)移交。

（三）重大建設(shè)項目、重大科研項目、重大生態(tài)保護項目承辦單位負責制定專項檔案管理規(guī)定、歸檔范圍和保管期限，報環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)同意后，由項目承辦單位組織實施。

第四章 文件材料的歸檔

第十六條 環(huán)境保護文件材料歸檔范圍應當全面、系統(tǒng)地反映綜合管理和政策法規(guī)、科學技術(shù)、環(huán)境影響評價、環(huán)境監(jiān)測、污染防治、生態(tài)保護、核與輻射安全監(jiān)管、環(huán)境監(jiān)察執(zhí)法等業(yè)務活動。

第十七條 環(huán)境保護部門在部署污染源普查、環(huán)境質(zhì)量調(diào)查等專項工作時，應當明確文件材料的歸檔要求；在檢查專項工作進度時，應當檢查文件材料的收集、整理情況；重大建設(shè)項目、重大科研項目和重大生態(tài)保護項目文件材料不符合歸檔要求的，不得進行項目鑒定、驗收和申報獎項。

第十八條 環(huán)境保護文件材料歸檔工作一般應于次年3月底前完成。文件（項目）承辦單位根據(jù)下列情形，按要求將應歸檔文件及電子文件同步移交本部門檔案管理機構(gòu)進行歸檔，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔：

（一）文書材料應當在文件辦理完畢后及時歸檔；

（二）重大會議和活動等文件材料，應當在會議和活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔；

（三）科研項目、建設(shè)項目文件材料應當在成果鑒定和項目驗收后兩個月內(nèi)歸檔，周期較長的科研項目、建設(shè)項目可以按完成階段分期歸檔；

（四）一般儀器設(shè)備隨機文件材料，應當在開箱驗收或者安裝調(diào)試后七日內(nèi)歸檔，重要儀器設(shè)備開箱驗收應當由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督隨機文件材料歸檔。

第五章 檔案的管理

第十九條 環(huán)境保護部門應當加強對不同門類、各種形式和載體檔案的管理，確保環(huán)境保護檔案真實、齊全、完整。

第二十條 環(huán)境保護檔案的分類、著錄、標引，依照《中國檔案分類法 環(huán)境保護檔案分類表》《環(huán)境保護檔案著錄細則》《環(huán)境保護檔案管理規(guī)范》等文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其相應的電子文件材料應當按照有關(guān)要求同步歸檔。

文書材料的整理歸檔，依照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

照片資料的整理歸檔，依照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

錄音、錄像資料的整理歸檔，依照錄音、錄像管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

科技文件的整理歸檔，依照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

會計資料的整理歸檔，依照《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

人事文件材料的整理歸檔，依照《干部檔案工作條例》（組通字〔1991〕13號）、《干部檔案整理工作細則》（組通字〔1991〕11號）、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）等文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

電子文件的整理歸檔，依照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T 17678.1-1999）等文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。重要電子文件應當與紙質(zhì)文件材料一并歸檔。

第二十一條 環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)應當定期檢查檔案保管狀態(tài)，調(diào)試庫房溫度、濕度，及時對破損或者變質(zhì)的檔案進行修復。

第二十二條 環(huán)境保護檔案的鑒定應當定期進行。

環(huán)境保護部門成立環(huán)境保護檔案鑒定小組進行鑒定工作，鑒定小組由環(huán)境保護部門分管檔案工作的負責人、辦公廳（室）負責人，以及檔案管理機構(gòu)、保密部門和文件（項目）承辦單位有關(guān)人員組成。

對保管期限變動、密級調(diào)整和需要銷毀的檔案，應當提請本部門環(huán)境保護檔案鑒定小組鑒定。鑒定工作結(jié)束后，環(huán)境保護檔案鑒定小組應當形成鑒定報告，提出鑒定意見。

第二十三條 環(huán)境保護檔案的銷毀應當按照相關(guān)規(guī)定辦理，并履行銷毀批準手續(xù)。未經(jīng)鑒定、未履行批準銷毀手續(xù)的檔案，嚴禁銷毀。

對經(jīng)過環(huán)境保護檔案鑒定小組鑒定確認無保存價值需要銷毀的檔案，應當進行登記造冊，報本部門分管檔案工作負責人批準后銷毀。檔案銷毀清冊永久保存。

環(huán)境保護檔案的銷毀由檔案管理機構(gòu)組織實施。銷毀檔案時，檔案管理機構(gòu)與保密部門應當分別指派人員共同進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀后，應當及時調(diào)整檔案柜（架），并在目錄及檢索工具中注明。

第二十四條 環(huán)境保護部門撤銷或者變動時，應當妥善保管環(huán)境保護檔案，向相關(guān)接收部門或者同級檔案管理部門移交，并向上級環(huán)境保護主管部門報告。

第二十五條 文件（項目）承辦單位的工作人員退休或者工作崗位變動時，應當及時對屬于歸檔范圍的文件材料進行整理、歸檔，并辦理移交手續(xù)，不得帶走或者毀棄。

第六章 檔案的利用

第二十六條 環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)應當積極開發(fā)環(huán)境保護檔案信息資源，并根據(jù)環(huán)境保護工作實際需要，對現(xiàn)有檔案信息資源進行綜合加工和深度開發(fā)，為環(huán)境保護工作提供服務。

第二十七條 環(huán)境保護部門應當積極開展環(huán)境保護檔案的利用工作，建立健全檔案利用制度，明確相應的利用范圍和審批程序，確保檔案合理利用。

第二十八條 環(huán)境保護檔案一般以數(shù)字副本代替檔案原件提供利用。檔案原件原則上不得帶出檔案室。

利用環(huán)境保護檔案的單位或者個人應當負責所利用檔案的安全和保密，不得擅自轉(zhuǎn)借，不得對檔案原件進行折疊、剪貼、抽取、拆散，嚴禁在檔案原件上勾畫、涂抹、填注、加字、改字，或者以其他方式損毀檔案。

第七章 獎勵與處罰

第二十九條 有下列事跡之一的，依照國家有關(guān)規(guī)定給予表揚、表彰或者獎勵：

（一）在環(huán)境保護檔案的收集、整理或者開發(fā)利用等方面做出顯著成績的;

（二）對環(huán)境保護檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；

（三）將個人所有的具有重要或者珍貴價值的環(huán)境保護檔案捐贈給國家的；

（四）執(zhí)行檔案法律法規(guī)表現(xiàn)突出的。

第三十條 在環(huán)境保護檔案工作中有違法違紀行為的，依法依規(guī)給予處分；情節(jié)嚴重，涉嫌構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。

第八章 附 則

第三十一條 地方各級環(huán)境保護主管部門可以根據(jù)本辦法，結(jié)合本地實際情況，聯(lián)合同級檔案行政管理部門制定實施細則，并報上級檔案行政管理部門和環(huán)境保護主管部門備案。

第三十二條 本辦法自2017年3月1日起施行。1994年10月6日公布的《環(huán)境保護檔案管理辦法》（原國家環(huán)境保護局 國家檔案局令第13號）同時廢止。